GMAO - Documents

  Module documents
Factory GME - Créer et voir un document

Par son logiciel de GMAO, Factory Systems répond efficacement tant aux exigences des agents de maintenance qu’à celle des auditeurs ISO. La gestion, l’affichage, la recherche et la validation des documents deviennent de simples formalités. En quelques clics, le technicien disposera de tous les documents souhaités !

Pour plus de clarté dans le classement, les documents sont groupés par familles et par types (19 logos différents).

Les familles
Processus Qualité
Maintenance Sécurité
Environnement Général

Règles de base :
  • Tout document doit être communiqué rapidement et aisément.
  • Chacun doit pouvoir en prendre connaissance en accord avec sa fonction.
  • La version la plus récente est affichée, l'historique est disponible.
  • Une preuve de lecture ou de compréhension peut être demandée.

Les principaux types
Alarmes Analyse
Études
Brochures
Catalogues
Cadastre
Inventaires
Cartes
Plans
Certificats
Formulaires
Conduite
de poste
Consignes
Instructions
Formations
Leçons
Méthodes
Procédures
Programmes
Plannings
Rapports
Comptes-rendus

Affichage

 
Exemple d'instruction de sécurité

Exemple d'instruction de sécurité

Tout comme les fiches et les standards, le symbole virtuel du document est déposé sur le synoptique du processus à (aux) l'endroit(s) précis où il doit être lu. Le passage de la souris permet de visualiser ses caractéristiques et un simple clic permet de l'ouvrir.

Sécurité

 
Afin de garantir l'unicité du document et empêcher toute reproduction incontrôlée, le module de gestion documentaire de la GMAO possède un convertisseur automatique en page Web (HTML) de tous types de documents : Word, Excel, Power Point, etc.

Gestion

 
La GMAO dispose d’un module de gestion documentaire réservé aux responsables des documents. En effet, ceux-ci disposent des droits nécessaires pour placer les documents sur les synoptiques et les lier aux répertoires existants déjà dans l'entreprise, sans interférer avec ces derniers. Les mises à jour se feront automatiquement dès que les documents sources seront modifiés, l'historique sera conservé et pourra être édité à la demande.

Maintenance

 
Tous les documents particuliers, souvent de grande taille, tels que plans, livres techniques, catalogues de pièces détachées, etc. sont gérés de la même manière dans FactoryGME. La conversion en page PDF est plutôt à recommander dans ce cas.

Validation

 
Exemple de document à valider

Exemple de document à valider

Il est fréquemment demandé d’apporter les preuves que le lecteur a bien pris connaissance du document. Pour se faire, le module de gestion documentaire de GMAO procède de la manière suivante :

Signature Dès l’ouverture de sa session par login, le lecteur est informé visuellement qu’un document doit être validé. Il pourra dès lors, après lecture de celui-ci, effectuer l’opération demandée qui peut être :
  • Une validation simple par signature informatique.
  • Une validation complexe, par réponse à un questionnaire appelé quiz.

Documents spécifiques

 
Souvent, l'entreprise utilise des documents propres pour gérer différents sujets, par exemple : le permis de travail, le permis de feu, le contrôle des prestations externes, les règles de consignations, etc. Factory Systems vous simplifie la vie et informatise tous vos documents spécifiques et les intègre dans son module de gestion.

Avantages

 
L'affichage des documents sur synoptique présente de nombreux avantages.
En un claquement de doigt
Simplicité de visualisation, un simple clic pour ouvrir
Tous les documents nécessaires se trouvent au poste de travail, pas de longues recherches
La dernière version est affichée
Gestion automatique des dates et des numéros de versions
Validation par simple signature informatique ou par quiz
Classement automatique, historique disponible sans recherche
Possibilité d'afficher un même document en plusieurs langues et à plusieurs endroits
Outils de gestion simples et rapides pour le management
Affichage possible d'images et de vidéos
Particulièrement indiqué pour les formations et les leçons
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